سیستم مدیریت سفارشات خارجی و اعتبارات اسنادی تدبیر امکانات لازم جهت ثبت رویدادها و فرمهای مربوط به فرایند خرید خارجی (پروفرما، بارنامه، Invoice یا صورتحساب، اطلاعات کانتینر، فهرست بستهبندی یا Packing List، اطلاعات اعتبارات اسنادی و پرداختهای نقدی و اعتباری) را فراهم میکند. ضمناً این سیستم با سیستمهای حسابداری، خزانهداری، خرید و فروش و انبار و تدارکات تدبیر یکپارچه است به نحوی که میتوان پرداختهای مرتبط با خرید خارجی را در سیستم حسابداری با حسابهای خودکار تولید شده برای سیستم خرید خارجی ثبت نمود. به ازای خرید انجام شده روی پروفرما یا صورتحساب رسید انبار و فاکتور خرید و در صورت نیاز فاکتور برگشت از خرید صادر نمود. اطلاعات ثبت شده در سیستم تدارکات تدبیر را به سیستم سفارشات خارجی وارد کرد. انواع هزینهها و پرداختها و دریافتها را با ارزهای مختلف و نرخ ارزهای متفاوت بسته به زمان انجام تراکنش مالی وارد نمود و نهایتاً از سیستم راجع به بهای تمام شدۀ خرید با لحاظ کردن پارامترهای بدلخواهسازی شده گزارشگیری کرد. تصویر زیر شمای خلاصه شدهای از امکانات این سیستم را نمایش میدهد:
از آنجا که ورود اطلاعات کالاها و مبالغ در فرایند خرید خارجی حالت زنجیرهای دارد (یعنی اطلاعات کالاهای وارد شده در بارنامهها و کانتینرها و سایر فرمهای مرتبط با اطلاعات سفارش اولیه مرتبط است) در سیستم سفارشات خارجی تدبیر اطلاعات ثبت شده در پروفرمای اولیه به عنوان مرجع پر شدن تمام فرمهای بعدی در نظر گرفته میشود (به عنوان نمونه، سیستم روی مقادیر کالاهای قابل ورود در بارنامههای مرتبط با یک پروفرما کنترل دقیق را انجام میدهد و در صورتی که جمع مقادیر از فرم اولیه بیشتر شود با ارائۀ اخطارهای لازم جلوی بروز خطاهای بعدی کاربر را میگیرد).
این سیستم به کاربر امکان استفاده از سیستمهای ترکیبی پرداخت (درصدی به صورت اعتبار اسنادی و درصدی نقدی و ...) را میدهد و علاوه بر آن از سناریوهای مختلف تسویۀ پرداختها (80-10-10، 20-10-70 یا هر نوع سناریوی دلخواه) پشتیبانی میکند و در هر مرحله امکان گزارشگیری از نحوۀ تسویۀ صورتحسابها، ماندۀ کالاها و ... را به کاربر میدهد.
سیستم مدیریت دسترسیهای تدبیر امکان جداسازی دسترسیهای گروههای مختلف کاربران (گروههای دارای دسترسی به فرمهای کالایی یا فرمهای ریالی/ارزی) را فراهم میآورد.
از امکانات ویژۀ این سیستم میتوان به پشتیبانی از صدور خودکار سندهای انتقال بین انبارها با تغییر وضعیت سفارش، پشتیبانی از نقشههای جفرافیایی، امکان ورود اطلاعات سریالها (فهرست بستهبندی) از نرمافزار مایکروسافت اکسل و امکان انتقال سریالهای وارد شده به سیستمهای خرید و فروش و انبار، امکان ارائۀ هشدارهای لازم برای انواع تاریخهای اعتبار و انقضا، نمایش تقویم سررسیدهای فرمهای سفارشات خارجی و ... اشاره کرد.
